När man ska investera i ett digitaliserat processflöde är det många parametrar som leder fram till vad det slutliga priset för tjänsten kommer att bli. Här listar vi dessa parametrar:
Antal tjänster
Idag finns det goda möjligheter att sätta upp digitaliserade processer inom flera olika områden. Det rör sig exempelvis om transportadministration, tullprocesser, dagligvaruflöden eller automotive-/industriprocesser. Varje område hanteras på olika sätt, kräver olika data och med olika logik. För att stödja och automatisera de olika processerna inom varje område på bästa sätt krävs olika programvaror som man idag ofta kan få tillgång till genom olika tjänster.
Ju fler tjänster du kan nyttja desto högre blir kostnaden, men besparingarna och affärsmöjligheterna som öppnas upp är i de flesta fall mycket högre än priset för tjänsten.
Antal integrationer med centrala affärssystem
Att undvika registrera samma data mer än en gång är en av de viktigaste nycklarna till att ta hem de stora tidsvinsterna, pengabesparingarna och datakvalitetsökningarna.
Beroende på det centrala systemets möjligheter görs integrationerna på olika sätt. I vissa fall har det centrala systemet färdiga API:er (in-/utgångar) eller filformat för att utbyta data med vald integrationsplattform. I andra fall väljer man att nyttja integrations-programvarans färdiga integrationsformat för utbyte av data. Kostnaden blir lägre hos den part vars format nyttjas och högre hos den andra. Summan av kostnaden för integration blir ändå ungefär densamma för dig som upphandlar lösningen. Det som avgör hur stor kostnaden blir är framför allt hur många kopplingar som ska göras mellan olika system samt hur mycket logik som ska adderas i integrationsprocesserna.
Antal externa parter att kommunicera med
För att få största möjliga digitalisering och besparing vill man kommunicera med så många som möjligt och särskilt med de som man utbyter information med ofta. Det vill säga kunder, leverantörer, transportörer och myndigheter som ni ofta har återkommande affärsflöden med. Dessa aktörer kallas vanligen partners och de vill man utbyta affärsdata med på ett standardiserat, automatiserat och digitalt sätt.
Varje part har ofta sitt unika sätt att utbyta affärsdata. Undersök därför vilka kunder ni vill kommunicera med. Ta reda på om ni vill automatisera delar av era kund- och leverantörsflöden eller möjligtvis hela ert kund- och leverantörsflöde med hjälp av portalfunktionalitet. Se också över hur många transportörer ni vill kommunicera med och om ni har behov att koppla er till en eller flera tullmyndigheter. Det är viktigt att välja en plattform som kan kommunicera med de partners ni har och kan få behov av att kommunicera med.
Transaktionsvolymer
Det finns idag i huvudsak två sätt att betala för sina digitala affärsprocessflöden. Antingen via en tjänst man betalar en fast summa för per månad eller år, eller via en tjänst där man betalar för antalet transaktioner som kommuniceras via tjänsten. I det först nämnda alternativet har man en fast kostnad som gör det enkelt att budgetera. Oavsett hur mycket man ökar eller minskar sina affärstransaktioner blir kostnaden densamma. I det andra alternativet varierar kostnaden beroende på hur verksamheten ökar eller minskar sina affärstransaktioner.
Oavsett vilken variant du väljer är det intressant för tjänsteleverantören att få en uppfattning om hur stora transaktionsvolymer tjänsten ska ta emot, lagra och sända.
Summering
För en kostnadseffektiv lösning bör du välja en integrationsplattform som har erfarenhet av de integrationer, partners och de affärsflöden som ni har behov av. Beroende på om ni har stora variationer i transaktionsvolymer eller ej, kan det vara relevant att beakta om ni ska ha en fast månadspeng eller en så kallad transaktionsbaserad modell.
Idag är det vanligt att välja en lösning som tjänst, det vill säga en plattform som är tillgänglig i molnet på ett eller annat sätt.